Gratis Office online gebruiken

Het gratis pakket heeft iets minder opties dat de standaard Officeversie die te koop wordt aangeboden, maar u kunt er overal mee werken én een bijkomend voordeel is dat meerdere mensen aan eenzelfde bestand kunnen werken. Enige voorwaarde natuurlijk is dat u over een internetaansluiting beschikt.

Welke mogelijkheden biedt Office Live (ook Office Web Apps genoemd) u?

Word: u wilt even een kleine wijziging aanbrengen in een rapport of snel een document afdrukken? Met Microsoft Word Web App is dat zo gepiept, dankzij vertrouwde hulpmiddelen die u al kent uit Microsoft Word zoals AutoCorrectie, spellingcontrole en teken- en alineaopmaak. Ook het toevoegen van een tabel of figuur, hetzij afbeeldingen uit uw eigen bestanden of illustraties van Office.com, kan rechtstreeks vanuit uw browser.

Excel: met Microsoft Excel Web App kunt u onderweg moeiteloos een budget bijwerken met leden van uw team of uw oefenschema bijhouden. U kunt tegelijk met anderen aan dezelfde map werken, waar ook ter wereld. Daarbij kunt u diagrammen, voorwaardelijke opmaak en zelfs de nieuwe sparkline-update weergeven wanneer u kolommen sorteert en formules bewerkt.

PowerPoint: met Microsoft PowerPoint Web App kunt u op elk gewenst moment uw presentatie geven. Het maakt daarbij niet uit of u onderweg bent of even niet aan uw bureau. Via een webbrowser kunt u uw diavoorstelling met hoge beeldkwaliteit afspelen en op het laatste moment wijzigingen aanbrengen. De vertrouwde functies die u kent uit PowerPoint, waaronder de mogelijkheid dia´s toe te voegen of te verwijderen, teken- en alineaopmaak te wijzigen en een figuur in te voegen en afbeeldingstijlen toe te passen, zijn ook online beschikbaar. Bovendien kunt u met SmartArt-afbeeldingen zelfs snel diagrammen of organogrammen maken. Dat gaat net zo makkelijk als het typen van een lijst met opsommingtekens

OneNote: bent u bezig met de organisatie van een project? Met Microsoft OneNote Web App beschikt u over een handige onlinelocatie waar u al uw ideeën en informatie kunt bewaren. Iedereen die bij het project betrokken is, kan meewerken aan een gedeeld notitieblok via OneNote Web App. Daarbij kunt u uw informatie structureren met een aantal van de functies die ook beschikbaar zijn in OneNote op uw pc, zoals labels, tekststijlen, spellingcontrole terwijl u typt en AutoCorrectie. En omdat u met OneNote Web App kunt zien wie de laatste wijziging heeft aangebracht en zelfs eerdere versies van notitieblokpagina´s kunt bekijken, blijft u moeiteloos op de hoogte van alle belangrijke informatie.

Hoe gaat u te werk?

Surf naar http://office.live.com. U krijgt dan in eerste instantie het inlogvenster van Windows Live te zien. Om met de online-versie van Office te werken hebt u namelijk een Live-account nodig. Misschien bezit u die al omdat u bijvoorbeeld een hotmail-adres hebt. In dat geval kunt u zich meteen aanmelden. Is dat niet het geval, dan moet u op de knop Registreren klikken en de instructies volgen.

• Na het aanmelden komt u terecht in uw persoonlijke kantoorruimte, die op dit ogenblik nog leeg is.
• In het middelste deel van het scherm bij 'Recente documenten op SkyDrive' zullen de documenten verschijnen die u het laatste hebt aangemaakt of bewerkt. Om al uw documenten te bekijken klikt u links op 'Alles weergeven' onder het kopje 'Persoonlijk'.
• Daaronder hebt u eventueel ook nog de kopjes 'Gedeeld' en 'Gedeeld met mij'. In de eerste rubriek komen alle documenten die u met anderen hebt gedeeld, in de rubriek daaronder alle documenten die anderen met u hebben gedeeld.
• Rechts staan de icoontjes van de verschillende kantoorprogramma's die u online kunt gebruiken: Word, Excel, PowerPoint en OneNote.

Een Word-document maken

• Klik op het Word-logo.
• In het volgende venster geeft u uw document een naam en klikt u op Opslaan.
• Het programma start nu op en u krijgt een scherm te zien dat sterk gelijkt op het vertrouwde Word 2010-venster. U zult meteen merken dat de mogelijkheden haast gelijk zijn. U kunt knippen, plakken en kopiëren, lettertypes en -groottes aanpassen, uw tekst in vet of schuin zetten, alinea's  aanpassen, stijlen gebruiken, de spelling controleren, grafieken, tabellen en illustraties invoegen enz.
• Werken met Excel, PowerPoint of OneNote
• Ook voor deze programma's zijn de verschillen met de betalende versie die u op een computer kunt installeren niet erg groot. Enkel de meest geavanceerde functies zijn niet beschikbaar

Een document bewerken

• Sluit alle online-programma's af, dan komt u terug op uw persoonlijke startpagina terecht. Daar staan al uw documenten netjes onder elkaar weergegeven. Wanneer u met uw cursor op één van deze documenten gaat staan, dan krijgt u de keuze 'Openen in browser' of 'Openen in Word' (als het om een Word-document gaat). Kiest u voor 'Bewerken in browser' dan wordt het document geopend in Word Web app en kunt u rustig verder werken aan uw document.
• Staat u met uw cursor op een document op uw startpagina dan krijgt u ook de keuzemogelijkheid 'Meer'. Door daarop te klikken krijgt u een aantal bijkomende mogelijkheden aangeboden zoals het bekijken van de versiegeschiedenis, de naam wijzigen of het document downloaden.

Een document delen

• Op dezelfde manier kunt u onder 'Meer' ook op 'Delen' klikken.
• U moet nu eerst klikken op 'Machtigingen aanpassen'.
• U ziet nu een schuifbalk die gaat van 'mezelf' tot 'iedereen'. Hier bepaalt u wie allemaal aan uw documenten kan. Voor uw vrienden of geselecteerde vrienden kunt u bovendien bepalen of ze de bestanden enkel kunnen raadplegen of ze ook kunnen bewerken.
• Via 'Bepaalde personen toevoegen' gaat u nog selectiever tewerk en geeft u de e-mailadressen op van die mensen die aan uw documenten mogen komen.
• Klik op 'Opslaan'.
• Nu moeten de mensen met wie u uw documenten wil delen daar nog van op de hoogte gebracht worden en weten waar ze het document kunnen vinden. Ga opnieuw met de cursor op het document in kwestie staan. Klik op 'Meer' en 'Delen' en vervolgens op 'Link verzenden'. U kunt daarbij nog een boodschap meegeven.
• Een andere mogelijkheid is 'Link ophalen'. Klik op de link in het venstertje onder 'Delen met vrienden' typ CTRL C om de link te kopiëren. Open nu uw e-mailprogramma, schrijf een mail naar de mensen met wie u het document wil delen en plak de link hierin door CTRL V te typen.

Documenten overal voor uzelf beschikbaar maken

Bent u op kantoor aan een document aan het werken en wilt u daar graag thuis aan verder werken, dan kunt u het document op een USB-stick zetten of naar uzelf mailen. Het gevaar daarbij bestaat echter dat u het achteraf in omgekeerde richting vergeet te kopiëren of niet meer weet waar de meest recente versie zich nu precies bevindt. Dat gevaar bestaat niet als u het document oplaadt naar Office Live.

• Ga opnieuw naar uw persoonlijke startpagina
• klik op 'Bestanden toevoegen'.
• Selecteer de map waar de documenten terecht moeten komen.
• Of sleep de documenten naar het venster dat nu wordt geopend
• Of klik op 'Selecteer documenten op de computer' en haal het document in kwestie op.
• Klik vervolgens op 'Doorgaan'. Het bestand wordt nu opgeladen en u kunt het voortaan online terugvinden in de door u gekozen map.

• Thuis PC problemen oplossen is makkelijker dan u denkt
• Computertip: Eenvoudig computeronderhoud in Windows