Het verschil tussen gelijk hebben en gelijk krijgen, is vaak een goede brief. Uw klacht of verzoek op papier zetten kan goed uitpakken. Maar hoe krijgt u dat voor elkaar?
Het verschil tussen gelijk hebben en gelijk krijgen, is vaak een goede brief. Begrippen als ‘service’ en ‘garantie’ zijn rekbare begrippen, die met behulp van de pen of het toetsenbord ineens in uw voordeel kunnen uitpakken. Maar hoe krijgt u dat voor elkaar? Voor een brief geldt: u moet gewoon beginnen. Uw grieven op papier zetten, loont vaak de moeite.
In Amsterdam bijvoorbeeld, kregen vier van de tien klagers over de WOZ-waarde van een woning achteraf alsnog gelijk. Zo kan een briefje honderden euro’s per jaar opleveren.
Doordat organisaties en bedrijven steeds groter worden, lijkt het wel of u steeds vaker wordt gedwongen te corresponderen. Wat vroeger wellicht met een telefoontje geregeld was, vraagt nu om een briefwisseling. Erg formeel en soms ook wat afstandelijk, maar vaak hebt u daar zelf ook baat bij. Wat op papier staat, ligt namelijk vast en kan later van pas komen, bijvoorbeeld als bewijs voor de rechter.
We hopen dat het u met deze tips lukt niet alleen gelijk te hebben, maar het ook te krijgen. Om het u zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben we eerst algemene tips op een rijtje gezet. Bovendien vindt u negen voorbeeldbrieven voor vaak voorkomende situaties. Wacht dus niet langer en klim in de pen!
Algemene Tips voor een goede brief
Indeling
Er zijn geen vaste regels voor de indeling van een brief, maar voor de duidelijkheid kan een vaste structuur wel helpen. In dit boekje maken we daarom gebruik van een vaste indeling. Alle elementen staan links tegen de kantlijn. Dat maakt de brief overzichtelijk. In het verleden werden sommige elementen, zoals de adressering en de datum ook naar rechts verschoven, maar nu oogt dat wat ouderwets.
Standaardindeling:
- uw eigen adres
- plaats, datum
- adres van de ontvanger
- betreft
- aanhef
- brief: opening, kern, afsluiting
- ondertekening
- eventueel een verwijzing naar bijlagen
1 Adressering
Voor wie is de brief bedoeld? Bij brieven aan bedrijven of overheidsinstanties, is het belangrijk dat uw schrijven niet op een grote stapel terechtkomt, maar op het juiste bureau belandt. Soms helpt een telefoontje om de bevoegde medewerker aan de lijn te krijgen. Noteer de naam en vraag hoe u deze spelt. Lukt dat niet, zorg er dan in elk geval voor dat de brief naar de juiste afdeling gaat.
2 Aangetekend?
Om er helemaal zeker van te zijn dat uw brief aankomt, kunt u deze aangetekend met bewijs van ontvangst versturen. Daarvoor moet u naar het postkantoor en het is duur (€7,60). Voor dat geld krijgt u wel de zekerheid dat uw schrijven aankomt.
De meeste mensen versturen de post echter aangetekend om een andere reden. U mag er immers van uitgaan dat de post in Nederland gewoon bezorgd wordt. Een kopie van de brief is in principe dus voldoende. Een aangetekende verzending heeft echter nog een belangrijk – symbolisch – voordeel: u laat de tegenpartij duidelijk zien dat het menens is.
3 Aanhef
Normaal gesproken zet u boven de brief ‘Geachte heer’ of ‘Geachte mevrouw’. Nog beter is het om uw brief aan een persoon te richten. Dan gebruikt u alleen de achternaam: Geachte mevrouw Haverkort,
4 Eerste zin
Ook bij een brief geldt: begin bij het begin. In de eerste zin staat daarom altijd de aanleiding van uw brief. Draai niet om de hete brij heen, maar val gewoon met de deur in huis en meld ook de reden van de brief.
Bij de voorbeeldbrieven zit er bijvoorbeeld een van iemand die niet tevreden is over de vakantie. Die brief begint met de aanleiding: ik heb via uw organisatie een reis geboekt. Direct daarna volgt de reden van de brief: de vakantie is niet bevallen. Zo is voor de lezer direct duidelijk waar de brief over gaat.
5 Kern
Het hart van de brief kunt u gebruiken om uw standpunt te verduidelijken, toe te lichten en te onderbouwen. Zorg ervoor dat u voor de lezer duidelijk bent. Het kan dan helpen om zaken puntsgewijs op te sommen. Beperk u per alinea tot één onderwerp. In de eerste voorbeeldbrief ziet u bijvoorbeeld een bezwaarschrift aan de gemeente waarin puntsgewijs wordt opgesomd waarom de briefschrijver het niet eens is met de WOZ-waarde van een woning.
6 Afsluiten
Als het goed is, hebt u in de kern van de brief uw punt gemaakt. De afsluiting kan dus beknopt met een zin die verwijst naar een mogelijke oplossing. Ook kunt u aangeven binnen welke redelijke termijn u een reactie verlangt. Dat is handig, omdat u dan niet eindeloos hoeft te wachten en weet wanneer u eventuele verdere stappen kunt ondernemen.
7 Ondertekening
In een zakelijke brief is het verstandig om de brief te eindigen met ‘Hoogachtend’, gevolgd door uw handtekening en eventueel uw naam voluit geschreven.
‘Met vriendelijke groet’ is steeds gebruikelijker, maar zeker als er sprake is van een geschil, niet altijd gepast.
Een brief afsluiten met een zin als ‘In afwachting van uw reactie, teken ik met de meeste hoogachting’, oogt chic maar inmiddels erg ouderwets.
8 Bijlagen
Soms voegt u stukken bij aan uw brief om uw zaak te onderbouwen. Stuur nóóit originele stukken naar een partij waarmee u in de clinch ligt, maar maak kopieën. Wanneer u meer dan één bijlage meestuurt is het verstandig om deze te nummeren.
9 E-mail
U kunt een bedrijf of organisatie natuurlijk ook een e-mail sturen. Dat is makkelijker, sneller en scheelt u in elk geval een postzegel. Maar er kleven ook wat nadelen aan e-mail. Om te beginnen is de ‘juridische status’ van zo’n bericht niet duidelijk. Is het een brief? Of toch een soort telefoongesprek? Of en hoeveel rechten u er aan kunt ontlenen, blijft onderwerp van discussie, ook al omdat er geen handtekening onder staat. Bovendien heeft een e-mail een wat informeler karakter: het is een bericht en kan daardoor gemakkelijker terzijde worden geschoven. Wie echt wil klagen of bezwaar aantekenen, kan nog steeds beter een brief sturen.
Tips
- Schrijf korte zinnen. Uw schrijven wordt veel beter leesbaar als u op tijd een punt zet achter een zin. Gebruik de computer. Een handgeschreven zin is persoonlijker, maar een getypte brief leest makkelijker.
- Geen grappen. Wat u leuk bedoelt, kan totaal verkeerd overkomen. U schrijft een zakelijke brief, dus houd het zakelijk.
- Mijd grof taalgebruik. Woorden die u wellicht dagelijks ongemerkt in de mond neemt, komen op papier veel harder over. Kies uw woorden dus zorgvuldig, zelfs als de zaak u bijzonder hoog zit.
- Niet te formeel. Doe u niet beter voor dan u bent door de brief vol te stoppen met moeilijke woorden. Ten eerste is de kans op fouten dan veel groter en bovendien zal de lezer uw brief niet begrijpen.
- Bewaar een kopie. Als u een reactie krijgt, is het altijd handig om een kopietje achter de hand te hebben. Bovendien kan een kopie van pas komen als bewijs.
Bekijk de lijst met specifieke voorbeeldbrieven op PlusOnline! >>
