Oeps, fout mailtje

In dit artikel:
- Basisregels emailverkeer
- Beleefdheidsvormen op internet en in emails (netiquette)
- Reageer en vertel uw emailblunder

Een paar maanden geleden meldde zich een journaliste bij mij (Lenny Langerveld, redactrice). Ze wilde graag voor Plus Magazine schrijven en had samen met een collega allerlei leuke plannetjes bedacht. We mailden wat heen en weer, maar geen van hun ideeën was bruikbaar. En toen kwam er een mailtje binnen dat alleen voor de collega was bestemd, maar per ongeluk ook naar mij werd verstuurd.

“Die Lenny, wat een hopeloos geval…” Nog geen tien seconden later hing ze in zak en as aan de telefoon. Maar ja, het kwaad was al geschied.
Ach, zelf heb ik dat soort onhandige mailtjes ook wel eens verzonden. Iedereen die mailt, kent het. Een Pluslezer wreef zijn ogen uit toen hij op een goede ochtend in zijn elektronische brievenbus een mailtje met erotische fantasieën van een nichtje aantrof. Foutje met verzenden!

Heeft u ervaring met 'foute emailtjes'? Onder dit artikel kunt u uw reactie kwijt!

Geen ander communicatiemiddel dat zo snel onze harten en hoofden heeft veroverd als de mail. De eerste mail ter wereld werd in 1971 verzonden door de Amerikaanse computerprogrammeur Ray Tomlinson. Hij bedacht ook het apestaartje @ als symbool voor mailadressen. Wat er in deze eerste mail stond, is hij jammer genoeg vergeten. “Vermoedelijk iets als testing 1-2-3”, denkt hij achteraf. In 2007 mailde 94 procent van de Nederlanders tussen de 12 en 75 jaar.

Sinds het mailen door het grote publiek is ontdekt, is men bezig om spelregels voor deze elektronische vorm van communicatie vast te stellen. Wat schrijf je, hoe schrijf je dat en wat is absoluut ‘not done’? Niet alleen voor mail op de werkplek, maar ook voor de privé-mailers is het handig om de

Gouden regels voor een efficiënt mailverkeer nog eens even af te stoffen:

1. Denk aan de privacy
   Dezelfde mail naar meerdere mensen versturen is handig, zeker als het om vakantiebelevenissen of een uitnodiging voor een vergadering of een feest gaat. Daarvoor zit onder het ‘Aan-veld’ in het mailbericht een ‘CC-veld’. Vermeld daar alle mailadressen en uw bericht ligt in één klap bij veertig mensen in de brievenbus. CC (carbon copy) is een gouden uitvinding, maar: ingetogenheid siert de mens. Cc’en mag, maar doe het met mate. Want het grote probleem is dat die veertig mensen elkaars mailadres nu óók weten. En daar zit niet iedereen op te wachten. Soms zijn mensen daar echt boos over. De BCC-knop (blind carbon copy) is een betere optie. De mail wordt nog steeds naar alle veertig genodigden verstuurd, maar elkaars adres zien ze niet meer.
   
2. Wees zuinig met emoties
   Mail is niet altijd per se het beste medium. Formele stukken en kattenbelletjes, daar is mail goed in. Voor discussie en debat, het bespreken van lastige kwesties of het overbrengen van vervelend nieuws kunt u beter de telefoon nemen of een afspraak maken. En voor gelukwensen of condoleances is het versturen van een kaartje toch nét wat persoonlijker.
   
   Het is onverstandig om conflicten via de mail uit te vechten, juist omdat mail ontdaan is van de nuances die de klank van een stem of een gebaar hebben. Wees trouwens terughoudend met álle emoties in de mail. Wat u schrijft, moet u ook recht in het gezicht van de ander durven zeggen.
   
   Een vervelende mededeling doe ik altijd telefonisch. Te vaak ontaardde zo’n boodschap in de mailbox namelijk in een fikse ruzie; ik brand mij er niet meer aan. En als ik een grapje maak, gebruik ik altijd een ‘emoticon’ zodat er geen misverstand mogelijk is. Emoticons zijn symbolen die emoties weergeven door middel van een plaatje (ook wel smileys genoemd) of een combinatie van lees- en lettertekens. : - ) betekent bijvoorbeeld: dit is om te lachen.
   
3. Voorkom spam
   Gemiddeld 95 procent van het mailverkeer in 2007 was ‘spam’, oftewel ongewenste post voor reclamedoeleinden. Dat is vijf keer méér dan in 2003. Virussen verspreiden zich via spam, dus extra waakzaamheid is geboden.
   
   Mailen zonder een goed spamfilter is volslagen onmogelijk geworden. De bescherming tegen spam regelt u met uw provider – uw internet-leverancier – of met een anti-viruspakket.
   
   Verspreiders van spam maken vaak gebruik van mailadressen die ze op internet aantreffen. Laat daarom uw mailadres nóóit op internet achter. Gebruik in discussieforums altijd een ‘wegwerpadres’, bijvoorbeeld een gratis Hotmail-adres.
   
4. Houd het kort
   Een goede mail schrijven is een kunst op zich. De stijl van een mail moet consequent zijn. Dat wil zeggen: niet wisselend informeel en formeel van toon binnen hetzelfde bericht. Ik merk zelf hoe makkelijk het is om amicaal en gezellig te worden in een mailtje, ook als het een bericht aan een zakelijk contact betreft.
   Het komt de leesbaarheid ten goede als u de tekst opbreekt in alinea’s. Houd het bovendien kort en bondig. Mijn echtgenoot was er tijdens een vakantie in Indonesië eens goed voor gaan zitten. Hij stuurde een mail van een halve meter met al onze belevenissen voor het thuisfront en verkneukelde zich op de reacties die hij zou krijgen, maar er reageerde bijna niemand. Veel te lang, geen hond had de moeite genomen om zijn mail te lezen. Tja.
   
5. Mail niet eindeloos terug
   Wat is een fatsoenlijke manier om een mailcorrespondentie te beëindigen?
   Een vriend van mij antwoordt nooit op een mail. Dat gebrek aan feedback vind ik zelf lastig, maar hij haalt zijn schouders op: “Ik weet het nu toch?” Aan de andere kant van het spectrum bevinden zich de mensen die niet kunnen stoppen. Zij moeten dwangmatig per se de laatste mail sturen. Iedere afsluitende beweging van jouw zijde pareren ze met een weerwoord. “Bedankt”, mail je. “Ja, jij ook”, mailen ze terug. “Tot na de vakantie”, mail je. “Ja, tot dan”, mailen ze terug.
   
   Ergens in het midden ligt de oplossing, lijkt mij. Niet ellenlang doorzeveren, maar toch wel één keer even laten
   weten dat de mail gezien is.
   
6. Orden uw mailbox
   Ordening in de mailbox is het halve werk, zeker als u dreigt te bezwijken onder de mails. De post van mailinglijsten waarop u bent geabonneerd, kunt u bij voorbaat al in aparte mappen ophalen. Hoe dat moet, verschilt per mailprogramma. In mijn Outlook Express zit in de werkbalk de knop ‘help’; de F1 knop heeft hetzelfde resultaat. Klik vervolgens op ‘Grote hoeveelheden berichten beheren’. Of doe ’t rechtstreeks via de knop ‘Extra/ berichtregels/mail/regels voor mail’, om nauwkeurig te omschrijven wát u wilt laten binnenlopen in welke map.
   
   Meld u af bij allerlei zinloze nieuwsbrieven die u ooit dacht nodig te hebben. Als het afmelden niet lukt, volg dan hetzelfde principe: voeg het mailadres van de afzender toe aan de door u gemaakte map ‘ongewenste mail’ en laat daar alle mail in binnenlopen waarin u geen interesse hebt. Vergeet niet de map af en toe te legen!
   
7. Check uw mailbox met mate
   Mail is verslavend, weet ik uit eigen ervaring. Lees uw mail niet vaker dan drie keer per dag. Veertig keer per uur de mailbox checken, zoals bij sommige werknemers is geconstateerd, is ongezond. Baas in eigen [pagebrake] mailbox! Sla ook eens een dagje over, het verruimt uw blik en vergroot uw levensplezier aanzienlijk. Op reis heb ik me er vaak over verbaasd dat reizigers die in de meest exotische steden ter wereld aankomen, niet de stad gaan ontdekken, maar ­éérst hun mailbox gaan verkennen.
   
8. Verwerk mails direct
   Gebruik een mailbox waarvoor hij bedoeld is, namelijk als elektronische brievenbus. Te veel mensen zien de lijst met binnengekomen mails als een soort ‘to do’-lijst. Hun lijst van klussen wordt gedicteerd door de mailbox. Dat gevaar ligt op de loer als u de mails eindeloos laat staan en niet gelijk verwerkt. De gouden regel is om iedere mail maar één keer aan te klikken, te lezen en gelijk te verwerken. Weggooien? Printen? Beantwoorden of bewaren? Meer smaken zijn er niet volgens mij. Bewaren gebeurt niét in de mailbox zelf, maar in aparte mappen die u hebt aangemaakt.

Meer weten?

Lees meer over beleefdheidsnormen (oftewel: netetiquette) in emails en op Internet.

‘Efficiënt e-mailen’ van Denise Hulst, uitgeverij Spectrum, €12,95.

Hoezo is mailen goedkoop?

Het is een groot misverstand om te denken dat mail goedkoop is en milieuvriendelijk. Volgens journalist Jeroen Trommelen in zijn boek ‘Stop de broeikas’ ontlopen de energiekosten van een mail of een A4-tje per post elkaar nauwelijks, uitgaande van een brief van Delft naar Utrecht. Onderzoekers van de TU Delft berekenden de energiekosten door. Als je alles in ogenschouw neemt, zijn brief en mail even duur. “Bij de computer tikt het stroomgebruik zwaar aan, terwijl bij de brief de productie van het velletje papier de meeste energie kost.” Op langere afstanden wint de mail het wel van de post qua milieuvriendelijkheid.