Kerst staat weer voor de deur, dus de kerstkaarten moeten de deur weer uit. Wanneer u uw adressenboekje digitaal bewaart, bijvoorbeeld in een Excel-bestand, kunt u de adressen makkelijk aanpassen of uitbreiden.
Excel is eigenlijk een rekenprogramma. Maar door de indeling met rijen en kolommen, is het programma ook geschikt voor het maken van lijstjes. U kunt er dus prima een adressenbestand mee maken. Handig is dat u de contactpersonen in de adressenlijst, gemakkelijk sorteert op bijvoorbeeld alfabetische volgorde.
Onderdelen adressenlijst
Bij een digitale adressenlijst bent u vrij om te bepalen welke onderdelen u gebruikt. U denkt natuurlijk sowieso aan de volgende gegevens: voornaam, achternaam, adres, postcode en woonplaats. Maar u kunt meer informatie toevoegen, zoals een telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum. Voeg ook een kolom 'Relatietype' toe, waarin u aangeeft wat uw relatie met de persoon is. Bijvoorbeeld familielid, vriend of collega.
Aanmaken adressenlijst
Zo maakt u een adressenlijst aan:
- Open Excel (klik op Starten > Alle programma's > Microsoft Excel).
- Een leeg Excel-blad opent. Klik in cel A1 en typ de titel/kop van de eerste kolom, bijvoorbeeld 'Voornaam'.
- Klik in cel B1 en typ de titel van de volgende kolom, bijvoorbeeld 'Achternaam'.
- Klik in cel C1 en typ de titel van de volgende kolom, bijvoorbeeld 'Woonplaats'.
- Ga zo verder totdat alle gewenste categorieën zijn aangemaakt.
- Vul de adressenlijst daarna aan door in de cellen onder de kolomnamen, de juiste informatie te typen. Dus de namen, adressen en bijvoorbeeld telefoonnummers van uw contactpersonen.
Tip: maak voor het overzicht de teksten in de cellen met titels/koppen vetgedrukt. Klik hiervoor in de gewenste cel en gebruik de sneltoets Ctrl+B. De tekst in de cel is nu vet.
Sorteren
U kunt de volgorde van uw adressenlijst op ieder moment aanpassen. Dat kan door middel van de optie 'Sorteren'. Wij willen de lijst op alfabetische volgorde zetten, op basis van achternaam. Dat werkt zo:
- Klik een cel aan die u net hebt ingevuld. Het maakt niet uit welke, bijvoorbeeld cel A1.
- Klik op het tabblad Gegevens.
- Klik op Sorteren.
- Een venster opent. Zet rechtsboven in dit venster een vinkje voor Deze gegevens bevatten kopteksten. Hiermee geeft u aan dat u cellen hebt aangemaakt die titels/koppen bevatten.
- Klik op het pijltje achter 'Sorteren op' en kies op welke eigenschap u wilt sorteren. In dit artikel kiezen wij voor Achternaam.
- Standaard sorteert Excel van A naar Z. Wilt u dit aanpassen? Klik in het veld onder 'Volgorde' en klik op de gewenste volgorde.
- Klik tot slot op OK.
Tip: de volgende keer dat u de inhoud van de kolommen wilt sorteren, hoeft u alleen te klikken op het tabblad Start > Sorteren en filteren. Geef vervolgens aan waarop u wilt sorteren.
Adressen filteren en afdrukken
U kunt uw adressenlijst ook filteren. Hebt u bijvoorbeeld een aangegeven wat voor relatie u hebt met de personen in uw adressenlijst, dan kunt u vervolgens alle familieleden selecteren door hierop te filteren. Hoe u in Excel kunt filteren leest u in het artikel ‘Adressenlijst maken in Excel’. Vindt u het handig om uw Adressenlijst ook uitgeprint hebben? Dan leest u in de tip ‘Werkblad naar wens afdrukken’ hoe u een werkblad in Excel kunt printen.
U weet nu hoe u overzichtelijk uw adressenlijst kunt bijwerken en hoe u uw lijst kunt sorteren. Veel plezier met het verzenden van de kerstkaarten.
Meer leren over Excel?
Wilt u meer leren over Excel? Of wilt u meer doen met uw computer of tablet? Word dan nu lid van SeniorWeb. U wordt voor slechts € 29,- lid voor heel 2015 en u bent de rest van 2014 gratis lid. Bovendien ontvangt u gratis het boek Veilig en vertrouwd online t.w.v. € 10,50. Profiteer nu van deze unieke actie.
