Gesprek met de chef: bereid je voor!

De eindejaarsgesprekken: elk jaar keren ze weer terug. Met het oog op de loonsverhoging die je toch wel krijgt, heb je alvast wat leuke dingen aangeschaft

Of is dat een beetje voorbarig? Ja. Je moet natuurlijk wel goed hebben gepresteerd om loonsverhoging af te dwingen. Als je überhaupt een functioneringsgesprek hebt. Uit recent onderzoek van arbeidsmarktspecialist Mercer blijkt dat slechts 45 procent van de Nederlandse medewerkers een gesprek heeft!

Kritiek op eigen werkgever

Nederlandse werknemers zijn sowieso niet zo positief zijn over hun leidinggevenden en de manier waarop zij worden beoordeeld. Bijna de helft vindt dat de manager niet voldoende gebruik maakt van zijn kwaliteiten. De helft weet niet wat de bedrijfs- of afdelingsdoelstellingen zijn én weet niet hoe zijn performance wordt bepaald;

Driekwart van de medewerkers vindt bovendien dat de beloning de individuele prestaties niet reflecteert, terwijl minder dat een derde vindt dat de werkgever voldoende differentieert naar prestatie.

Veelgemaakte fouten

Het feit dat veel bedrijven geen beoordelingsgesprekken voeren, is volgens arbeidsrechtadvocaat en oprichter van Ontslag.nl Maarten van Gelderen 'een veelgemaakte fout'. 'Het is hét moment waarop je kunt aangeven hoe iemand het doet en waarop je duidelijk kunt maken wat je van diegene verwacht.' Een andere veelgemaakte fout van werkgevers, is dat zij te weinig tijd steken in de voorbereiding van het gesprek, merkt Philip van Elsdingen, manager van de Human Capital adviespraktijk in de Benelux van arbeidsmarktspecialist Mercer.

Toch zien steeds meer bedrijven het functioneringsgesprek volgens van Elsdingen als een kritisch bedrijfsproces. 'Er zit veel subjectiviteit in het beoordelingsproces. Veel bedrijven erkennen dat en herzien hun functioneringsgesprekken, om de neuzen de zelfde kant op te krijgen. Zij voegen bijvoorbeeld concrete, te meten beoordelingscriteria toe. Steeds meer bedrijven voeren prestatiegericht belonen in of scherpen dit aan.' De reden hiervoor is dat werknemers zo hun loon zelf meer kunnen beïnvloeden. 'Dat maakt hen gemotiveerder.'

Maak de beoordeling smart

Meetbaarheid is in de meeste vakgebieden een moeilijkheid bij de beoordeling. 'Verkoop is bijzonder meetbaar', zegt Van Elsdingen. 'Maar het functioneren in finance of ondersteunende disciplines is heel moeilijk te meten.' Toch is het volgens Van Elsdingen altijd mogelijk enkele projecten te definiëren. 'Wat gaat de afdeling in 2008 bewerkstelligen? Wat houdt dat voor jou in? Projecten kun je wel degelijk "smart" (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden, red.) maken.'

Als het gaat om functioneringsgesprekken zijn er verschillen tussen kleinere en grotere bedrijven. Begrijpelijk, want grotere ondernemingen met P&O-afdelingen hebben gestructureerde processen. In kleine bedrijven is dat minder het geval. 'In de detailhandel en de horeca worden niet al teveel zaken vastgelegd', weet Van Gelderen.

Een duidelijk verschil is er ook tussen witte en blauwe boorden. 'Vooral bedrijven in de dienstverlenende en financiële sector leggen beoordelingen strak vast. Aan de andere kant: er zijn ook bedrijven in de industriële sector die het prima voor elkaar hebben.'

Moet je als werknemer een beoordelingsgesprek willen?

Het eindejaarsgesprek is niet wettelijk verplicht. Wel staat er in de wet een bepaling die stelt dat werkgevers zich als 'goed werkgever' moeten gedragen en 'goed personeelsbeleid' moeten voeren. Mocht een conflict uitdraaien op een rechtszaak, dan heeft de rechter het recht om deze bepaling op zijn manier te interpreteren; het zogenoemde 'rechters recht'.

Moet je als werknemer wel aandringen op een gesprek? Niet als je niet zeker van je zaak bent en ontslag in de lucht hangt. Heeft er geen gesprek plaatsgevonden of is het gesprek niet vastgelegd in een verslag? Dan gaat de rechter ervan uit dat je goed functioneert. Van Gelderen: 'Mocht het tot een ontslagzaak leiden, dan staat de werkgever 2-0 achter.'

De algemeen geaccepteerde norm zegt dat één beoordeling per jaar het minimum is. Er zijn echter ook veel bedrijven die twee beoordelingsmomenten per jaar hebben: een voortgangs- en een functioneringsgesprek. Een maximum aantal gesprekken is er niet. 'Dat mogen werkgevers zelf bepalen, zo bepaalt het instructierecht. Maar gebeurt het veel meer dan twee keer, dan is doorgaans sprake van werkoverleg.'

Tips voor werknemers

Veel werknemers bereiden zich niet goed voor op het functioneringsgesprek, omdat ze denken: de werkgever gaat mij nu vertellen hoe ik presteer. Maar laat het niet over je heen komen. Denk goed na over wat jíj wilt vertellen, want ad hoc reageren is moeilijk. Bedenk van tevoren hoe jij het afgelopen jaar hebt gepresteerd. Benadruk je positieve punten.

• Blijf zakelijk

Wees tijdens het functioneringsgesprek niet emotioneel, maar blijf altijd zakelijk en correct. Je kunt best aangeven dat je het niet met je werkgever eens bent, maar blijf kalm. Geef niet je leidinggevende de schuld. Geef in je functioneringsgesprek je manager niet de schuld van wat jij (allemaal) fout doet. Bij de meeste bedrijven delft de werknemer in een conflictsituatie uiteindelijk het onderspit.

• Teken niet zomaar

Als je werkgever je een verslag van het functioneringsgesprek geeft ‘voor akkoord’, lees dit dan kritisch door voor je het ondertekent. Is het verslag veel negatiever dan het gesprek was? Teken het dan niet. Of teken, maar schrijf erbij dat je nog op een aantal dingen wilt terugkomen. Teken nooit voor ‘een laatste kans’. Dan geef je aan dat je het eens bent met je eigen ondergang.

• Teken bezwaar aan

Het is raadzaam zo snel mogelijk op een gesprek of verslag terug te komen; het liefst schriftelijk. Doe je dit niet, dan is sprake van eenzijdige dossiervorming. Wacht hier geen weken mee, want dat maakt je bezwaar minder krachtig. Zet je bezwaarpunten op een zakelijke manier op papier. Of in de mail, want dat is ook rechtsgeldig.

• Vraag om een kopie

Vraag altijd om een kopie van het verslag van het functioneringsgesprek. Je hebt er recht op en mocht het ooit misgaan tussen jou en je werkgever, dan kun je het wellicht gebruiken.

• Ontslag aanvechten loont

Zo’n tachtig procent van alle ontslaggeschillen wordt onderling geregeld, dus zonder rechtszaak. Ben je ontslagen en kom je er niet uit, dan loont het bijna altijd om dit aan te vechten. Je kunt een reële inschatting van de kosten (voor de advocaat) en de opbrengsten (ontslagvergoeding) maken. Vaak ben je met simpel juridisch advies al veel geholpen. Juridische kosten worden vaak door de werkgever betaald, hoewel dat sterk afhankelijk is van de zaak.

Tips voor werkgevers

Wat heb je als werknemer aan een functioneringsgesprek? Een positief gesprek leidt tot bevestiging, erkenning en motivatie. Juridisch gezien is het prettig dat schriftelijk wordt bevestigd dat je goed presteert. Maar ook voor werkgever zijn eindejaarsgesprekken voordelig. Zo komt er waardevolle informatie uit naar voren. Je komt er achter wat er speelt bij de werknemer en of hij het nog naar zijn zin heeft. In de huidige krappe arbeidsmarkt is dat van groot belang. De werkgever achterhaalt ook wat er beter kan; bij de werknemer, maar ook bij het bedrijf. Kortom: een functioneringsgesprek is meer dan een formaliteit. Maak er dus zo goed mogelijk gebruik van.

• Bereid je goed voor

Bereid je - net als je werknemers - goed voor op het beoordelingsgesprek, want je werknemers hebben het afgelopen jaar veel gedaan buiten je gezichtsveld.

• Kom met concrete doelstellingen

Heb je geen concrete doelstellingen voor je werknemers, dan kun je ze ook niet beoordelen. Het kost tijd om doelstellingen 'smart' (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) te krijgen, maar die investering betaalt zich terug.

• Leg goed vast

Leg de functioneringsgesprekken vast in officieel verslag. Zo voorkom je narigheid, zeker op het moment dat iemand slecht presteert en je deze medewerker wilt ontslaan. Bij de rechter hoef je niet aan te komen zonder schriftelijke vastlegging.

• Wees duidelijk in de beoordeling

Werkgevers doen er verstandig aan duidelijke beoordelingen te geven. De neiging om personeel als 'goed' te beoordelen, is logisch, maar de rotte appels pak je zo nooit aan. Wat is 'matig', 'aanvaardbaar' of 'acceptabel'? Als je slecht bedoelt, moet je dat ook zo aangeven. Er mag geen discussie over de waardering bestaan. Houd het aantal beoordelingsschalen zo minimaal mogelijk. Dan forceer je jezelf om keuzes te maken. Beperk ook het aantal doelstellingen tot maximaal zes.

• Klop tijdig aan bij ondermaats presteren

Als je als werkgever vindt dat een werknemer niet voldoende presteert, geef dit dan tijdig aan. Las een officieel gesprek in. Dan is de werknemer niet verrast en voorkom je vervelende situaties.

• Denk actief mee

Je kunt als werkgever niet volstaan met opmerken dat een werknemer niet goed functioneert. Je bent verplicht om de werknemer de mogelijkheid te bieden zichzelf te verbeteren. De rechter verlangt 'actief meedenken' van de werkgever.

Met dank aan Van Gelderen Advocaten / Mercer