De administratie op orde

Misschien denkt u: mijn administratie is zo ingewikkeld niet. Toch komt er wekelijks waarschijnlijk heel wat papierwerk binnen. In de ­supermarkt krijgt u een kassabon, de tandarts stuurt u een acceptgiro met de post, bij het nieuwe koffieapparaat zit een gebruiksaanwijzing. Mogelijk ontvangt u daarnaast ook nog allerlei digitale documenten: de factuur van een webwinkel, een belangrijke mail van uw verzekeraar. Natuurlijk kunt u alles op een stapel leggen of in een la stoppen, maar zonder goed opbergsysteem kunt u al snel het overzicht kwijt zijn.

Goed opbergen loont

Hoe fijn zou het zijn om al die papieren snel terug te kunnen vinden! Geeft de wasmachine een storing, dan hebt u binnen enkele minuten de gebruiksaanwijzing bij de hand. En ook de belastingaangifte gaat veel makkelijker en sneller.

Orde in uw administratie geeft niet alleen gemak, het voorkomt ook dat u geld verspilt. Wilt u iets ruilen of retourneren? Dat kan niet meer als u de aankoopbon kwijt bent. Iets declareren of ­ergens subsidie voor aanvragen? Ook dat kan alleen als u de ­bonnen hebt bewaard. Wie ­rekeningen niet op tijd betaalt, kan een boete krijgen. En bent u te laat met het opzeggen van een abonnement, dan zit u er misschien weer een jaar aan vast.

Routine in 4 stappen

Het is aan te raden om alles wat u ontvangt snel een plek te geven. Maak er een vaste routine van, die weinig tijd en moeite kost. U komt al heel ver als u er dagelijks vijf minuten voor uittrekt en er eens per week een uurtje voor gaat zitten. Als u daarnaast eens per maand de tijd neemt om ergens dieper in te duiken, houdt u maximaal overzicht.

1. Elke dag: 5 minuten

Dagelijks een snelle opruimronde geeft rust. Zodra u iets ontvangt, beslist u of u het moet opbergen. Wat u niet nodig hebt, gooit u direct weg. Dat geldt voor papieren, maar ook voor e-mails. Tot uw wekelijkse uurtje administratie (zie punt 2) hoeft u verder niks te doen.

Voor alle paperassen kunt u twee bakjes maken. Een bakje ‘afhandelen’ en een bakje ‘opbergen’. Zodra u post van de deurmat raapt, beoordeelt u waar alles naartoe moet. Maak enveloppen meteen open. Een rekening die u moet betalen, gaat naar ‘afhandelen’, net als een verzekeringspolis waar u nog even goed naar wilt kijken. Het ledenpasje van uw club mag in de bak ‘opbergen’. Dezelfde bakjes gebruikt u ook voor andere papieren dan post. Kassa­bonnetjes en gebruiksaanwijzingen kunnen naar ‘opbergen’, het vragenformulier van het ziekenhuis gaat naar ‘afhandelen’.

Gooi alles wat u niet nodig hebt meteen weg: enveloppen, ­reclamefolders, bonnetjes van dingen die u nooit zult ruilen. Als u alles bewaart, raakt u het zicht kwijt op wat écht belangrijk is. Een extra bak voor lectuur is handig. Daar doet u alles in wat niet belangrijk is, maar wat u wel graag wilt lezen, zoals reclamefolders en magazines.

Met e-mail kunt u hetzelfde doen. U kunt submappen in uw mailprogramma aanmaken die u ‘opbergen’ en ‘afhandelen’ noemt. Een mail waar de factuur bij zit van iets wat u online gekocht hebt, verplaatst u naar ‘opbergen’. De ­offerte van het schildersbedrijf en de mail met een nog te betalen factuur van de glazenwasser verplaatst u naar ‘afhandelen’. Gooi ook hier alles wat niet ­relevant is in de (digitale) prullenbak en maak een ‘lectuurmap’ aan voor wat u interessant vindt om te lezen. Twijfelt u of u iets moet opbergen? Denk niet te lang na, maar doe het in het bakje ‘afhandelen’. U kunt er tijdens de wekelijkse administratieronde nog eens rustig naar kijken.

2. Eens per week: een uur

Prik een vast moment in de week waarop u de administratie doet. In veel gevallen zal een uur genoeg zijn om rekeningen te betalen, iets af te handelen en papieren op te bergen.

Ga eerst aan de slag met het bakje ‘afhandelen’. Daar zitten immers de urgente zaken in: de factuur die u op tijd moet betalen, de brief waar u op moet reageren. Handel alles in volgorde van urgentie af. Kost iets veel tijd, plan dan een extra moment in. Misschien moet u een instantie bellen of iemand om raad vragen. Zet het in uw agenda. Zolang u niet helemaal klaar bent, blijft het papier of de mail in het bakje ‘afhandelen’. Klus afgerond? Dan kan het document naar ‘opbergen’.

Nu kunt u aan de slag met het bakje ‘opbergen’. Alles wat daarin zit, geeft u een vaste plek, waardoor u het snel kunt terugvinden. Een goed opbergsysteem is cruciaal. Meer hierover leest u in het ­kader ‘Slim opbergen’.

3. Eens per maand: een uur

Is er misschien een goedkoper telefoonabonnement? Heb ik de juiste zorgverzekering? Veel mensen laten contracten automatisch doorlopen. Denk aan verzekeringen, abonnementen, lidmaatschappen en donaties. Zo betalen ze misschien voor iets waar ze geen gebruik meer van maken, lopen ze risico omdat ze onderverzekerd zijn of betalen ze teveel voor een dienst. Maak een lijstje van alle geldzaken en bekijk elke maand één of twee van de dingen op die lijst. Zorg dat alles op de lijst eens per jaar aan bod komt.

Behandel bijvoorbeeld in januari de opstal- en inboedelverzekering, in februari uw pensioen, in maart de inkomstenbelasting en in december de zorgverzekering.

4. Eens per jaar: een dag

De meeste mensen bewaren te lang te veel papieren, waardoor mappen uitpuilen en ze niks meer kunnen vinden. Daarom is het goed eens per jaar op te ruimen. Loop alle mappen na en gooi alles wat verouderd is weg: de gebruiksaanwijzing van de afgedankte magnetron, de ­papieren van de sportschool waar u niet meer naartoe gaat.

Ook dit mag weg

• Na 1 jaar: verzekeringspolissen die verlopen zijn

• Na 2 jaar: salaris- en uitkeringsstrookjes

• Na 3 jaar: de jaarafrekeningen van energiebedrijven

• Na 5 jaar: de belastingaangifte, definitieve aanslagen over toeslagen, pensioenoverzichten, jaaroverzichten van werk en uitkeringen

Hier vindt u een uitgebreider overzicht: www.plusonline.nl/papierwinkel

Papier of digitaal?

Vroeger had je alleen met papier te maken; met post en kassabonnen. Dat we tegenwoordig veel digitaal doen, maakt het lastiger om goed overzicht te houden.

U kunt ervoor kiezen om met één systeem te werken. U bewaart dan óf alles op de computer, óf alles in mappen. Kiest u voor de computer, maak dan scans van alle documenten die u per post krijgt en bewaar ze in mappen op uw computer. Kiest u voor mappen, print de documenten die u per e-mail krijgt dan uit, zodat u ze in ordners kunt opbergen.

Digitaal en papier naast elkaar gebruiken kan ook. Om overzicht te houden, is het handig op de computer dezelfde categorieën aan te houden als in uw ordners. Maak eerst een map ‘Administratie’ aan op een goed zichtbare plek, bijvoorbeeld op uw bureaublad. Hebt u in de kast een ordner ‘Huis’, met daarin tabbladen voor ‘Hypotheek’, ‘Opstalverzekering’ en ‘Onderhoud’? Maak in de map Administratie dan een submap ‘Huis’. In die map komen dan weer de bijbehorende submappen.

Tips van het Nibud

Op de website van het Nibud staat veel informatie over het opzetten en bijhouden van de administratie. U vindt er bijvoorbeeld een ‘Stappenplan administratie opzetten en bijhouden’. www.nibud.nl (zoek op ‘stappenplan’)

U kunt zich opgeven voor de gratis e-mailcoaching ‘Bewaar’. Acht weken lang ontvangt u mails met uitleg, een stappenplan, tips en trucs. www.nibud.nl (zoek op ‘bewaar’)

Doet u weinig met internet en e-mail? Het Nibud heeft een handige set van vijftien tabbladen voor uw administratie. Er zijn tabbladen voor bijvoorbeeld inkomsten, zorg, belastingen en verzekeringen. Op de voorkant van elk tabblad staat welke documenten u moet bewaren. Aan de achterkant vindt u uitleg en tips. De tabbladen zijn te koop in de webwinkel van het Nibud.

Slim opbergen

In een overzichtelijk systeem kunt u snel terugvinden wat u nodig hebt. U hebt er een paar ordners en tabbladen voor nodig. Maak eerst een plan voor hoe uw opbergsysteem eruit gaat zien. Voor de meeste mensen zijn dit de hoofdcategorieën:

• Inkomsten (pensioen, salaris, uitkering)
• Wonen (huur, hypotheek, onderhoudscontracten, lokale lasten, energie)
• Geldzaken (betalen, sparen, belasting)
• Zorg (medische gegevens, medische kosten, zorgverzekering)
• Verzekeringen
• Vervoer (auto, fiets, ov)
• Contributies en abonnementen
• Bonnen, facturen en garantiebewijzen

Misschien hebt u nog extra categorieën nodig, zoals toeslagen, beleggingen, onderwijs of kinderen – of kunt u juist met minder toe.

Het is handig als u voor elke categorie een map hebt. In elke map doet u een set tabbladen, voor subcategorieën. In de map ‘Verzekeringen’ komen bijvoorbeeld tabbladen voor de uitvaartverzekering, de persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering en de reisverzekering. Hebt u weinig papieren, dan kan alles misschien in één of twee mappen.

Bewaar belangrijke persoonlijke ­documenten bij elkaar op een veilige plek, zoals een kluisje of geldkist. Denk aan notariële stukken (testamenten, akten), trouwboekjes, medische ­documenten (inentingenboekje), ­paspoort, diploma’s en getuigschriften.