In veel situaties is het handig een map te hebben met daarin alle belangrijke papieren en gegevens. Koop een ringband in een opvallende kleur met beschrijfbare tabbladen en insteekhoezen. Geef de map aan iemand die u dierbaar is en die u vertrouwt, maar niet bij u in huis woont. Mocht er iets gebeuren met u, of uw huis raakt ontoegankelijk, dan heeft u nog steeds toegang tot uw belangrijke papieren!
Stop er het volgende in:
1. Persoonlijke gegevens
De volledige naam, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN) en liefst ook een kopie van het paspoort. Schrijf op waar het origineel van het paspoort is.
2. Contactpersonen
Namen en telefoonnummers van mensen die op hoogte moeten worden gesteld als er iets ernstigs gebeurt.
3. Medisch
Namen en telefoonnummers van de huisarts en andere zorgverleners en zorginstellingen. De (kopie van de) polis van de zorgverzekering, zowel de basisverzekering als een eventuele aanvullende polis. Schrijf in de map de vindplaats van zorg- en ziekenhuispassen en een eventuele donorpas.
Verzamel onder dit hoofdstuk verder belangrijke medische gegevens, zoals bloedgroep, kwalen en aandoeningen, allergieën en medicijngebruik.
4. Testament/codicil
Maak een kopie van een testament en/of codicil. Vermeld ook de naam en het telefoonnummer van de notaris die het origineel bewaart en de gegevens van een eventuele executeur. Een codicil, waarin bijvoorbeeld wensen over de uitvaart zijn opgenomen, kan in een insteekhoes in de map worden bewaard.
5. Bankzaken
Vermeld bij welke bank en onder welke nummers betaal-, spaar- of beleggingsrekeningen en eventuele leningen zijn ondergebracht. Vermeld de naam en contactgegevens van een eventuele gemachtigde rekeninghouder en afspraken over vertegenwoordiging en de rechtsbeschermende maatregelen. Schrijf in geen geval pincodes of inlogcodes op!
6. Verzekeringen
Maak kopieen van polissen van relevante verzekeringen, bijbehorende polisnummers en verzekeringsmaatschappijen. Denk aan een levensverzekering, ongevallenverzekering, uitvaartverzekering, inboedel- en opstalverzekering, doorlopende reisverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en autoverzekering. Vermeld ook de naam en adresgegevens van een assurantietussenpersoon.
7. Inkomen
Noteer pensioenfondsen, uitkeringsinstanties en de verzekeraar die een lijfrente uitkeert. Jaaropgaven, kopieën van belastingaangiften en kennisgevingen van aanslagen en toeslagen kan handig zijn.
8. Huisdieren
Noteer wie er voor eventuele huisdieren gaat zorgen als het baasje dat zelf niet meer kan. Zorg dat de benodigde gegevens over het dier zijn vastgelegd, zoals inentingen en andere medische details, benodigde verzorging, stamboekpapieren etc.
9. Woning
Maak ook een kopie van het huurcontract of het eigendomsbewijs en de hypotheekakte. Noteer ook wie reservesleutels van de woning hebben. Stop er ook een recent taxatierapport of WOZ-aanslag in. Verder is het handig om leveranciers van (mobiele) telefoon-, internet- en kabelabonnementen en energie op te schrijven.
10. Auto en dergelijke
Noteer het kenteken en maak aparte map met het het kentekenbewijs, verzekeringspapieren, apk-keuringsbewijs en sleutels. Denk ook aan andere voertuigen, zoals een scooter, scootmobiel of brommobiel.