E-mailen: de basistips

De basistips voor e-mailen

Tekst opmaken
Net als in een gewone tekst kun je ook de tekst in een e-mail mooi opmaken. Om ergens de aandacht op te vestigen, kun je voor een opvallend lettertype kiezen of stukken tekst vet maken. Dit heeft de voorkeur boven hele zinnen in hoofdletters schrijven, WANT DAT KAN SCHREEUWERIG OVERKOMEN. Gebruik liefst een lettertype dat goed leesbaar is. Een zwierige letter kan er mooi ­uitzien, maar leest vaak niet prettig. Kies ook een leesbare lettergrootte. Ook kun je met een afwijkende kleur een lange e-mail overzichtelijker maken.

Meer vliegen in een klap
Een e-mail kun je in één keer naar meerdere ontvangers tegelijk sturen. Dit bespaart de moeite van hetzelfde mailtje telkens naar iemand anders verzenden. Begin met het mailadres van de hoofdontvanger in te vullen in het gewone adresvak (Aan:…). Typ vervolgens de adressen van de overige ontvangers in het vak CC of BCC. CC staat voor Carbon Copy (e-mailadressen die je hier intypt, zijn voor alle andere ontvangers te zien) en BCC voor Blind Carbon Copy (de adressen zijn niet te zien). Plaats tussen ieder mailadres een puntkomma, dus: mail@adres1.nl; mail@adres2.nl enzovoort.

Laat de e-mail opvallen
Soms is het belangrijk dat een bericht opvalt tussen alle ­andere mails in de inbox van de ontvanger. Bijvoorbeeld als er haast bij is. Geef de mail dan de prioriteit ‘hoog’ mee. Deze mail verschijnt met een rood uitroepteken bij de ont­vanger en valt daardoor extra op.

Ontvangst-bevestiging
Is het belangrijk om zeker te weten dat een e-mail goed is aangekomen, dan kun je het bericht versturen met een ‘lees­bevestiging’. De ontvanger wordt dan gevraagd of hij wil bevestigen dat hij de mail heeft gelezen. Zodra dit is gebeurd,  ontvang je daarvan een kort bericht. Geen bevestiging betekent overigens niet altijd dat de mail niet is aangekomen, omdat de ontvanger er ook voor kan kiezen geen bevestiging terug te sturen.

Gebruik het adresboek
Een groot voordeel van de computer is dat je geen adressen hoeft te onthouden. Zet e-mail­adressen in het adresboek of op de lijst met contactpersonen en klik ze aan als je een mail gaat versturen.
Op veel computers worden adressen van ontvangen of verstuurde e-mails automatisch opgeslagen. Deze functie kan op de computer worden ingesteld. Gebeurt het niet ‘vanzelf’, dan kun je het met de hand instellen als er een mail binnenkomt (zie hiervoor de Help-informatie bij het programma). Staat het gewenste adres wel in het adresboek? Klik bij het versturen van de mail voor het adresvak op de knop (meestal met de naam Aan) en kies het gewenste adres.
  
Foto’s versturen
Een bestand meesturen met een e-mail, bijvoorbeeld een foto of document, is geen enkel probleem. Tenminste, zolang het bestand niet te ‘groot’ is. Het maximum is vaak 5 tot 10 megabyte. Grotere bestanden meesturen in de mail kan door de foto’s te comprimeren ofwel zippen. Bestanden worden dan als het ware in elkaar geperst zonder dat er informatie verloren gaat. Hiervoor bestaan speciale programma’s, zoals WinZip (www.winzip.com).

Kant-en-klare ondertekening
Iedere keer de hele riedel van adresgegevens onder een e-mail typen, is nergens voor nodig. Veel handiger is een kant-en-klare ‘handtekening’ waar je eenmalig alle gegevens in zet. Die handtekening wordt standaard bij elke mail onder aan de tekst geplakt. Ieder mailprogramma heeft z’n eigen aanpak; kijk daarom voor uitleg bij de help-informatie (zoek op handtekening).

E-mail checken op vakantie
Wie zijn eigen computer niet bij de hand heeft, bijvoorbeeld op vakantie, kan via webmail makkelijk zijn mail bijhouden. Ga hiervoor naar de website van de provider, klik op webmail en voer de inloggegevens voor de e-mail in. Dit zijn dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als voor het mailaccount in je e-mailprogramma. De gegevens staan ook in de accountinformatie van de provider. Vervolgens kunt u ‘op afstand’ e-mails bekijken en beantwoorden. Zorg er wel voor ­altijd goed uit te loggen, zeker bij een openbare pc of laptop die ook door anderen gebruikt wordt.

Computer en andere basistips
Lees meer handige en leuke computertips in onze special Digitaal. Houdt tevens deze special in de gaten voor nieuwe tips en trucs!